当社の、業務の適正を確保するための体制(内部統制システムの基本方針)は、以下のとおりであります。
1.当社の取締役及び使用人の職務の執行が法令及び定款に適合することを確保するための体制
2.当社の取締役の職務の執行に係る情報の保存及び管理に関する体制
取締役の職務執行に係る情報については、その取扱いに関する社内規程に基づき、適正に保存及び管理を行う。
3.当社の損失の危険の管理に関する規程その他の体制
当社は、リスク管理体制の基礎として、リスク管理規程を定め、リスク管理委員会を設置し、同規程に従ったリスク管理を行う。
4.当社の取締役の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制
5.企業集団における業務の適正を確保するための体制
6.当社の監査役の職務を補助すべき使用人に関する事項、当該使用人の当社の取締役からの独立性及び当該使用人に対する当社の監査役の指示の実効性の確保に関する事項
7.当社の監査役への報告体制及びその他監査役の監査が実効的に行われることを確保するための体制
当社グループは、コンプライアンスを経営の重要課題のひとつとして位置づけております。当社およびグループ会社においては、コンプライアンス規程を制定し、各社にコンプライアンス推進責任者を配置して、各種法令への遵守を徹底するとともに贈収賄・腐敗行為などの不正の防止や、ハラスメントの防止、反社会勢力の排除などに努めております。
当社グループにコンプライアンスを浸透させるため、グループ全社員が閲覧できる社内報などでの周知活動や、eラーニングによる啓発活動(正社員、契約社員対象)を毎年継続的に実施しております。不正発見の強化策として、グループ全社員を対象とした不正早期発見のための社員アンケート(正社員、契約社員、派遣社員対象)、および各部門の統制状況を確認する不正防止チェックリスト(部門長対象)による点検・調査を実施しております。
グループ共通の内部通報窓口として、社内窓口と弁護士が社外窓口となる2ラインを設け、通報者保護に配慮した内部通報制度を運用しております。通報者は匿名・実名での通報を選択することができ、どちらの場合も情報は厳重に保護されます。当社グループは、内部通報又は相談を理由として、通報・相談者が解雇や職場環境の悪化、その他いかなる不利益な扱いも受けないよう、適切に対処しております。通報後は、通報内容に応じた調査チームを編成し調査を行い、判明した事実に基づいて、適切な是正措置を実行し、年2回、コンプライアンス委員会(委員長:代表取締役社長、委員:人事担当取締役、コンプライアンス統括責任者、外部有識者で構成)より取締役会へ報告しております。
通報窓口の利用対象者:
通報窓口は、当社グループの従業員(正社員・契約社員・嘱託職員・アルバイト・派遣社員)に加え、退職者および当社グループ各社の取引事業者が利用できます。
通報対象となる内容:
企業活動において、企業資産に損害を及ぼす行為、取引先との不当な関係、機密事項の漏洩、インサイダー取引、不正な会計処理、差別や嫌がらせ行為、ハラスメント行為、その他法令や社内規範に違反する行為。
反社会的勢力に対しては、行動規範を定めて、当社グループは反社会的勢力とは一切の関係を持たないことを明確にするとともに、実務面においては、取引開始時に取引先に対する反社チェックや、契約書などへの反社会的勢力排除条項の導入などの対策を実施しております。
当社グループではリスク管理規程を制定し、同規程に基づいてリスク管理委員会を組成しております。委員長は代表取締役社長、委員は各部門のChief Officerから構成され、内部統制を担う部門が事務局となっております。委員会は年2回開催し、活動内容は取締役会に報告しております。
当社グループのリスク管理活動は、内部要因(経営資源、事業特性等)と外部要因(感染症、気候変動リスク等)の観点から、各部門が重要リスクの選定と対策立案を行い、その取り組み状況を内部統制を担う部門がモニタリングし、継続的な改善を行うプロセスとなっております。
またリスク関連情報の報告ルール・マニュアルを作成し、リスクが顕在化した場合、経営層や関係部門に状況を迅速に報告し、適時適切な対応、再発防止の取り組み等を行うとともに、重大な危機と判断した場合には適切な初動対応を取るための体制も整備しております。
子会社の重要な意思決定については、当社グループ経営管理規程に基づいて、当社取締役会で審議又は報告を受けることとしております。
当社のリスク管理委員会は、当社グループのリスクの把握と対応に努めております。
当社のコンプライアンス委員会は、当社グループのコンプライアンス関連事案の把握と対応を行っております。