Ⅲ:内部統制

7.    内部統制


7.1 内部統制システムの整備の状況

当社の、業務の適正を確保するための体制(内部統制システムの基本方針)は、以下のとおりであります。

1.当社の取締役及び使用人の職務の執行が法令及び定款に適合することを確保するための体制

  1. 取締役及び使用人の職務の執行が、法令及び定款に適合し、企業倫理に則り、かつ社会的責任を果たすため、コンプライアンス規程を定め、取締役及び使用人に周知徹底させる。
  2. コンプライアンスを尊重する社内風土を醸成するため、コンプライアンス委員会を設置する。
  3. 役員及び使用人が社内でコンプライアンス上問題のある行為を知ったときは、不利益を受けることがないことを保証したうえで通報することを義務づけ、内部通報窓口を社内外に設けて、適切な対応を行う。
  4. 市民社会の秩序や安全に脅威を与える反社会的勢力及び団体に対しては、組織・役員及び使用人一体として毅然とした態度で対応し、取引関係その他一切の関係を持たない。

2.当社の取締役の職務の執行に係る情報の保存及び管理に関する体制
取締役の職務執行に係る情報については、その取扱いに関する社内規程に基づき、適正に保存及び管理を行う。

3.当社の損失の危険の管理に関する規程その他の体制
当社は、リスク管理体制の基礎として、リスク管理規程を定め、リスク管理委員会を設置し、同規程に従ったリスク管理を行う。

4.当社の取締役の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制

  1. 取締役会を原則毎月1回開催する他、適宜臨時に開催し、重要事項に関して迅速かつ的確な意思決定を行う。
  2. 業務執行に際しては、職務権限を定めた社内規程を始め、各種の社内規程に基づき、効率的な意思決定を行う。
  3. 職務の執行を効率的に行うために、適正な業務組織と分掌事項を設定する。

5.企業集団における業務の適正を確保するための体制

  1. 子会社における重要な意思決定についての当社の関与の仕組みや、業務執行にかかる重要事項について当社への報告を求める仕組みを社内規程により整備し、主要な子会社と連携して子会社の管理、監督を行うとともに、子会社の取締役等の職務の執行の効率化を図る。
  2. 当社の内部監査部門は、子会社の法令及び定款の遵守体制並びに内部統制システムの有効性を含めて監査を実施する。子会社を主管する部門は、これらの体制に是正または改善の必要があるときには、速やかにその対策を講ずるよう、適切な指導を行う。
  3. 当社のほか、適宜子会社においてもリスク管理規程を定め、当社と連携して当社グループ全体のリスクの把握、管理を行う。
  4. 当社のコンプライアンス委員会に、子会社のコンプライアンスに関連する事項を報告させ、当社グループ全体として取締役等及び使用人の法令及び定款の遵守に努めるとともに、当社グループ内の内部通報制度を整備し、適切な対応を行う。

6.当社の監査等委員会の職務を補助すべき取締役及び使用人に関する事項、当該取締役及び使用人の当社の取締役(監査等委員である取締役を除く。)からの独立性及び当該取締役及び使用人に対する当社の監査等委員会の指示の実効性の確保に関する事項

  1. 監査等委員会の職務を補助する組織を設置して監査業務の補助を行うものとし、その任命、異動については、監査等委員会の同意を必要とするものとする。
  2. 監査等委員会の職務を補助する組織に所属する者は、監査等委員会の指揮命令下で当該補助業務を遂行し、その評価については監査等委員会の意見を聴取して行う。なお、監査等委員会の職務を補助すべき取締役は配置しないものとする。

7.当社の監査等委員会への報告体制及びその他監査等委員会の監査が実効的に行われることを確保するための体制

  1. 当社及び子会社の取締役等、監査役及び使用人は、取締役会以外で決定される重要な事項のほか、内部監査の結果等や、内部通報窓口への通報状況等について、直接の報告又は監査等委員会の職務を補助する組織との会議等を通じ、当社の監査等委員会に報告する。
  2. 当社の監査等委員会は、監査上必要とする書類の閲覧・報告を当社及び子会社の取締役又は使用人に求めることができる。
  3. 当社グループは、上記の報告を行った者に対し、監査等委員会に当該報告を行ったことを理由として、不利益な取り扱いを行わない。
  4. 監査等委員による監査にかかる諸費用については、監査の実効性を担保するべく予算を設ける。

7.2 コンプライアンス推進体制の整備の状況


当社グループは、コンプライアンスを経営の重要課題のひとつとして位置づけております。当社およびグループ会社においては、コンプライアンス規程を制定し、各社にコンプライアンス推進責任者を配置して、各種法令への遵守を徹底するとともに贈収賄・腐敗行為などの不正の防止や、ハラスメントの防止、反社会勢力の排除などに努めております。
当社グループにコンプライアンスを浸透させるため、グループ全社員が閲覧できる社内報などでの周知活動や、eラーニングによる啓発活動(正社員、契約社員対象)を毎年継続的に実施しております。不正発見の強化策として、グループ全社員を対象とした不正早期発見のための社員アンケート(正社員、契約社員、派遣社員対象)、および各部門の統制状況を確認する不正防止チェックリスト(部門長対象)による点検・調査を実施しております。


▼コンプライアンス推進体制図


コンプライアンス推進体制図

・内部通報窓口の設置

グループ共通の内部通報窓口として、第三者機関に窓口を設け、公益通報者保護法を遵守し、通報者保護に配慮した内部通報制度を運用しております。通報者は匿名・実名での通報を選択することができ、どちらの場合も情報は厳重に保護されます。当社グループは、内部通報又は相談を理由として、通報・相談者が解雇や職場環境の悪化、その他いかなる不利益な扱いも受けないよう、適切に対処しております。通報後は、通報内容に応じた調査チームを編成し調査を行い、判明した事実に基づいて、適切な是正措置を実行し、年2回、コンプライアンス委員会より取締役会へ報告しております。

通報窓口:
1.Webフォーム
https://koueki-tsuhou.com/sLMfZe8Pka9s/


2.メール
kadokawa_group_hotline@dmsig.jp.nec.com
3.電話
0120-996-206

通報窓口の利用対象者:
・当社およびグループ会社の役職員(役員・社員・契約社員・嘱託社員・アルバイト・派遣労働者)
・退職者
・取引事業者

通報対象となる内容:
法令や社則に違反するまたは違反が疑われる行為
(例)
 不正により企業資産に損害を及ぼす行為
 取引先との不適切な関係
 下請事業者に対する不当な行為
 第三者への個人情報・機密情報の開示・漏洩
 不正な会計処理
 就業規則で禁止されているハラスメント行為


7.3 反社会的勢力への対応

反社会的勢力に対しては、行動規範を定めて、当社グループは反社会的勢力とは一切の関係を持たないことを明確にするとともに、実務面においては、取引開始時に取引先に対する反社チェックや、契約書などへの反社会的勢力排除条項の導入などの対策を実施しております。
当社および当社グループでは、社会の秩序や安全に脅威を与える反社会的勢力や団体とのいかなる関係も排除し、利益供与などの行為を 一切行ってはならないことの規定を設けるなど、毅然とした対応をとる方針であり、規程やマニュアルの整備、教育研修を通じて周知徹底を 図っております。 また、反社会的勢力から不当な要求を受けた場合に備え、所轄警察署などの諸官庁や弁護士など、外部専門機関との連携を図っており、 その適切な対応方法や、関連する情報についての収集も行っております。今後も、万が一に備えた体制強化に努めてまいります。


7.4 リスク管理体制の整備の状況

当社グループではリスク管理規程を制定し、同規程に基づいてリスク管理委員会を組成しております。委員長は代表取締役社長、委員は各部門のChief Officerから構成され、内部統制を担う部門が事務局となっております。委員会は年2回開催し、活動内容は取締役会に報告しております。
当社グループのリスク管理活動は、内部要因(経営資源、事業特性等)と外部要因(感染症、気候変動リスク等)の観点から、各部門が重要リスクの選定と対策立案を行い、その取り組み状況を内部統制を担う部門がモニタリングし、継続的な改善を行うプロセスとなっております。
またリスク関連情報の報告ルール・マニュアルを作成し、リスクが顕在化した場合、経営層や関係部門に状況を迅速に報告し、適時適切な対応、再発防止の取り組み等を行うとともに、重大な危機と判断した場合には適切な初動対応を取るための体制も整備しております。

子会社の業務の適正を確保するための体制整備の状況

子会社の重要な意思決定については、当社グループ経営管理規程に基づいて、当社取締役会で審議又は報告を受けることとしております。
当社のリスク管理委員会は、当社グループのリスクの把握と対応に努めております。
当社のコンプライアンス委員会は、当社グループのコンプライアンス関連事案の把握と対応を行っております。